Audio scrittura e streaming nelle Commissioni Comunali: Trasparenza, efficienza e il caso Caltanissetta

L’adozione dei sistemi di audio scrittura automatica (trascrizione tramite Intelligenza Artificiale e Speech-to-Text) e della diretta streaming rappresenta una svolta determinante nel percorso di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.

Se da un lato questi strumenti sono ormai prassi consolidata per i Consigli Comunali, il loro utilizzo all’interno delle Commissioni Consiliari Permanenti sta diventando la vera cartina di tornasole dell’efficienza e della trasparenza amministrativa.

Perché l’audio scrittura cambia il lavoro nella PA

Nelle commissioni comunali, la redazione dei verbali richiede tradizionalmente ore di lavoro manuale. Un dipendente o un verbalizzante deve riascoltare ore di registrazioni, sbobinarle, riassumerle e formattarle.

L’introduzione dell’audio scrittura automatica risolve questo collo di bottiglia:

• Efficienza operativa: L’IA genera una trascrizione testuale (bozza) quasi in tempo reale con identificazione degli interlocutori (diarizzazione).
• Ottimizzazione delle risorse umane: Il personale dipendente non deve più svolgere un lavoro alienante e ripetitivo, ma limita il proprio intervento alla sola revisione e validazione formale del testo.
• Tempistiche ridotte: I verbali approvati passano da tempi d’attesa di settimane o mesi a pochi giorni lavorativi.

Esempi di Comuni e soluzioni adottate

In Italia, diverse Pubbliche Amministrazioni hanno adottato software specifici di trascrizione e indicizzazione dell’audio (come le piattaforme CiviCam, Cabolo, HappyScribe o i moduli ISILine/K-Dron).

• Comuni di medie e grandi dimensioni (tra cui esperienze a Torino, Bologna, Firenze e decine di comuni capoluogo o di fascia media in Veneto e Lombardia) utilizzano la trascrizione sincronizzata. Il cittadino o il consigliere, cliccando su una determinata parola del testo o dell’ordine del giorno, viene reindirizzato all’esatto minuto della registrazione audio/video in cui l’argomento è stato trattato.

Diretta streaming ed archivio: Un riscontro di efficacia

Un tema ampiamente dibattuto a livello cittadino riguarda spesso il numero elevato delle commissioni, i costi dei gettoni di presenza, che nel gennaio 2025 la maggioranza ha votato per l’aumento del 68% consentendo ai consiglieri di percepire intorno ai 3.000 euro mensili, come abbiamo in questo nostro articolo del febbraio 2026, con un aumento del +263,74%  e, cosa anche più importante ai fini della trasparenza, i tempi di pubblicazione dei verbali, che sul sito istituzionale arrivano talvolta a distanza di mesi.

Permettere la diretta streaming e creare un archivio video/audio ad accesso pubblico anche per le commissioni (così come già avviene per il Consiglio Comunale e per il Question Time) comporterebbe diversi vantaggi:

1. Verificabilità e Trasparenza: Eliminerebbe ogni dubbio sull’effettivo svolgimento e sull’operosità delle sedute, mostrando in diretta ai cittadini il lavoro svolto dai consiglieri.
2. Consultazione Immediata: L’archivio digitale consultabile in qualsiasi momento supplisce al ritardo fisiologico della pubblicazione dell’atto formale sull’Albo Pretorio.

L’Analisi del Regolamento del Comune di Caltanissetta

Analizzando la normativa regolamentare del Comune di Caltanissetta, emerge un quadro asimmetrico tra l’Aula consiliare e le sedute di Commissione:

Articolo 4-bis, comma 7 (Trasparenza e Streaming): “Per le sedute del Consiglio comunale la pubblicità della seduta sarà garantita mediante il collegamento ai programmi dei Consiglieri comunali e/o con un collegamento dedicato in streaming e/o altra forma equivalente… ovvero in mancanza… con la pubblicazione della registrazione della seduta […] nel sito istituzionale…”

Articolo 39, comma 7 (Verbalizzazione): “Ai fini della corretta verbalizzazione delle sedute consiliari, la segreteria può avvalersi dei nuovi sistemi tecnologici quali registrazioni audio e video”.

Il Nodo normativo e la soluzione

• Trasparenza limitata al Consiglio: L’Art. 4-bis disciplina dettagliatamente le forme di trasmissione in streaming (diretta o differita) per l’organo sovrano (il Consiglio Comunale), ma non estende esplicitamente l’obbligo alle Commissioni Consiliari.
• Limitazione dell’Art. 39.7: Il ricorso alle nuove tecnologie per la verbalizzazione fa menzione unicamente delle “sedute consiliari”.

Come Adegueresti la Regolamentazione?

Per estendere l’audio scrittura e lo streaming anche alle Commissioni di Caltanissetta non servono stravolgimenti complessi, ma piccoli interventi di aggiornamento del Regolamento:

1. Integrazione dell’Art. 4-bis: Estendere l’applicazione delle riprese in streaming (o almeno la pubblicazione dell’archivio registrato) anche alle sedute delle Commissioni Permanenti.
2. Aggiornamento dell’Art. 39: Riformulare il comma 7 autorizzando espressamente l’uso di strumenti di trascrizione automatica tramite software di intelligenza artificiale/speech-to-text per la redazione dei verbali di qualsiasi organo collegiale dell’Ente (Consiglio, Commissioni, Giunta).

4. Analisi dei costi e ritorno sull’investimento

Contrariamente a quanto si possa pensare, l’impatto economico per un Comune di medie dimensioni è estremamente contenuto:

• Infrastruttura Hardware: L’adeguamento delle sale (microfoni USB/webcam HD), se non già presenti, richiede un investimento unico da 350 € a 1.000 €.
• Software e Streaming: I costi annuali variano da opzioni quasi a costo zero (usando piattaforme di trasmissione già disponibili e software base) fino a 2.000 € – 5.000 €/anno per piattaforme cloud dedicate alla PA (iscritte su MePA), che includono streaming senza pubblicità, trascrizione IA e indicizzazione dei verbali.

Perché è un enorme risparmio per l’Amministrazione?

Prendendo a riferimento il Comune di Caltanissetta, dove si tengono mediamente 150 commissioni al mese (circa 1.800 l’anno), la sbobinatura e verbalizzazione manuale assorbono oggi oltre 6.300 ore di lavoro all’anno, pari al tempo pieno di quasi 4 dipendenti comunali.

Con l’introduzione dell’audio scrittura automatica via IA, il tempo necessario per la sola revisione del testo crolla a 600 ore complessive l’anno. L’Amministrazione recupera così oltre 5.700 ore di lavoro utile (l’equivalente di più di 3 dipendenti full-time) che possono essere sottratte a un compito ripetitivo e riallocate su servizi critici e diretti al cittadino.

In conclusione possiamo affermare che l’impiego dell’audio scrittura per le commissioni comunali, associato alla trasmissione in diretta o differita, è la risposta a due esigenze fondamentali: l’efficienza della macchina amministrativa e la fiducia dei cittadini nelle istituzioni. Adeguare i regolamenti comunali (come quello di Caltanissetta) all’era della verbalizzazione automatizzata tramite IA permetterebbe di risparmiare risorse pubbliche, valorizzare il lavoro dei dipendenti e rendere l’amministrazione una vera “casa di vetro”.

Chissà se qualche consigliere farà sua questa proposta? Ad Maiora

foto IA

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